Аттестация персонала: порядок проведения, документы и проверка знаний онлайн

Про аттестацию в большинстве компаний вспоминают в неудачный момент. Сотрудник перестал справляться, разговоры не помогли, руководитель хочет расстаться и спрашивает у кадровика, как это оформить. Дальше выясняется, что положения об аттестации нет, комиссия никогда не собиралась, а в трудовом договоре про проверку квалификации нет ни слова.

С этого места аттестация уже не поможет: провести ее задним числом нельзя, а сделанная наспех разваливается в суде. Зато если положение написано заранее, инструмент работает и в обратную сторону. Он показывает, кого пора двигать вверх, кому не хватает обучения и где в отделе дыра в знаниях.

Разберем порядок по шагам: что требует закон, кого аттестовывать нельзя, какие документы нужны на каждом этапе и какую часть процедуры можно перевести в онлайн.

Что такое аттестация и чем она отличается от оценки

Аттестация проверяет соответствие работника занимаемой должности: знает ли он то, что обязан знать, и умеет ли то, что должен уметь по должностной инструкции. Это формальная процедура с комиссией, протоколом и кадровыми последствиями.

Оценка персонала отвечает на другой вопрос. Оценка 360 градусов измеряет поведение и взаимодействие с коллегами, работает на развитие и держится на анонимности. Уволить по ее результатам нельзя, и смешивать эти вещи не стоит: как только сотрудники поймут, что анонимная обратная связь влияет на кадровые решения, честных ответов вы больше не получите.

Простое разделение. Аттестация отвечает на вопрос «соответствует ли человек должности» и оформляется документами. Оценка отвечает на вопрос «как ему расти» и остается внутренним инструментом.

Что говорит закон

Трудовой кодекс упоминает аттестацию, но не описывает процедуру. Для большинства работодателей это значит, что правила они пишут себе сами. Ключевых норм несколько.

Пункт 3 части 1 статьи 81 ТК РФ. Работодатель вправе расторгнуть трудовой договор при несоответствии работника занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации. Слова «подтвержденной результатами аттестации» здесь главные: без проведенной по правилам процедуры основания для увольнения нет.

Часть 2 статьи 81 ТК РФ. Порядок проведения аттестации устанавливается трудовым законодательством, иными нормативными актами и локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения представительного органа работников. Проще говоря, ваше положение об аттестации и есть тот документ, по которому будут судить о законности процедуры.

Часть 3 статьи 81 ТК РФ. Уволить по результатам аттестации можно только если работника невозможно перевести с его письменного согласия на другую имеющуюся работу, которую он может выполнять по состоянию здоровья и квалификации. Вакансии нужно предложить письменно, включая нижестоящие и нижеоплачиваемые.

Часть 3 статьи 82 ТК РФ. Если аттестация может закончиться увольнением, в состав комиссии обязательно включается представитель первичной профсоюзной организации. Если профсоюза в компании нет, требование не применяется, но об этом стоит помнить заранее.

Отдельно стоят профессии, где аттестация обязательна и проводится по своим правилам: педагогические работники, государственные служащие, специалисты на опасных производственных объектах, в энергетике и на транспорте. Там порядок задан профильными нормативными актами, и внутреннее положение компании его не заменяет.

Для всех остальных периодичность вы выбираете сами. Практика чаще всего такая: раз в год для должностей, где быстро меняются правила и продукт, раз в три года для остальных.

Кого аттестовывать нельзя

Здесь чаще всего и ошибаются. Советское положение о порядке проведения аттестации 1973 года формально не отменено и применяется в части, которая не противоречит Трудовому кодексу. Из него и из практики складывается список тех, кого в аттестацию включать не стоит.

• Беременные женщины. Их вообще нельзя уволить по инициативе работодателя, кроме ликвидации организации.

• Женщины с маленькими детьми и другие сотрудники с семейными обязанностями, которых защищает статья 261 ТК РФ.

• Работники, проработавшие в должности меньше года. Человек еще осваивается, и проверять его соответствие рано.

• Сотрудники в отпуске, на больничном и в декрете. Их аттестуют после выхода на работу, обычно не раньше чем через несколько месяцев.

• Совместители и дистанционные работники аттестуются на общих основаниях, но порядок для них стоит описать в положении отдельно, чтобы не спорить потом.

Порядок действий и документы

Каждый шаг закрывается своим документом. Пропущенная подпись на любом из них превращает всю процедуру в бумагу без силы.

Шаг 1. Положение об аттестации

Главный документ. В нем прописывают цели, категории должностей, периодичность, состав и полномочия комиссии, форму проверки, критерии оценки и возможные решения по итогам. Отдельно стоит указать, что бывает при неявке и при отказе проходить аттестацию.

Положение утверждается приказом, и с ним под подпись знакомят всех, кого оно касается. Сотрудник, принятый позже, знакомится при приеме на работу вместе с остальными локальными актами. Если в компании есть профсоюз, положение принимается с учетом его мнения.

Шаг 2. Приказ и график

Приказ о проведении аттестации называет сроки, состав комиссии и секретаря. График перечисляет, кто и когда проходит процедуру. С графиком сотрудников знакомят заранее под подпись, обычно не меньше чем за месяц.

В комиссии должно быть не меньше трех человек: как правило, руководитель подразделения, представитель кадров и специалист, который разбирается в предмете. Комиссия из одного директора в суде выглядит плохо.

Шаг 3. Материалы на сотрудника

Непосредственный руководитель готовит характеристику или отзыв: чем человек занимался, какие задачи закрыл, где были сбои. Хорошо, когда там есть факты и цифры, а не «работает удовлетворительно».

С материалами сотрудника знакомят не позднее чем за две недели до заседания, чтобы он успел подготовить возражения. Он вправе приложить свои документы: благодарности, результаты обучения, объяснения по спорным эпизодам.

Шаг 4. Заседание комиссии

Комиссия проверяет знания и задает вопросы по работе. Форма может быть любой, если она описана в положении: тест, устное собеседование, решение практической задачи или все вместе.

По каждому сотруднику заполняется аттестационный лист, а ход заседания фиксируется в протоколе. Протокол подписывают все члены комиссии, аттестационный лист подписывает и сам работник, подтверждая, что ознакомлен с результатом.

Шаг 5. Решение

Обычно используют три формулировки: соответствует занимаемой должности, соответствует при условии выполнения рекомендаций с повторной проверкой через определенный срок, не соответствует занимаемой должности.

Второй вариант на практике самый полезный. Он дает человеку срок и понятный план: пройти обучение, закрыть пробелы, вернуться на проверку через три месяца.

Шаг 6. Приказ по итогам

Решение комиссии само по себе кадровых последствий не создает. Нужен приказ работодателя: направить на обучение, включить в кадровый резерв, изменить условия или, если иного выхода нет, предложить перевод и только затем расторгать договор.

Что проверять на аттестации

Критерии должны быть заранее известны и проверяемы. Нельзя оценивать «инициативность» и «лояльность», если в положении не написано, как именно вы их измеряете. Рабочий набор обычно выглядит так.

• Знание регламентов и продукта. То, что проверяется тестом: правила, стандарты, ассортимент, порядок действий в типовых ситуациях.

• Практические навыки. Демонстрация работы, разбор кейса, решение ситуации на месте.

• Результаты за период. Показатели, которые есть у руководителя: выполнение плана, качество, брак, жалобы, сроки.

• Требования должностной инструкции. Если инструкция не обновлялась пять лет, начните с нее, иначе проверять будет нечего.

Как перевести проверку знаний в онлайн

Комиссию и протокол онлайн не отменяет, а вот самая трудоемкая часть, проверка знаний, переносится в систему обучения почти целиком.

Работает это так. Перед аттестацией сотрудник проходит курс с актуальными регламентами: это одновременно подготовка и защита от претензий, потому что человек получил материал и подтвердил ознакомление. Дальше он проходит тест, а система сама считает баллы и фиксирует дату, время и каждый ответ. Комиссия получает готовый результат и разбирает не арифметику, а спорные места.

Что это дает на практике:

• Одинаковые условия для всех. Вопросы и порог одни и те же, мнение проверяющего на баллы не влияет.

• Результат нельзя потерять. Ответы хранятся в системе, при споре видно, что именно выбрал сотрудник и когда.

• Распределенные команды проходят проверку из своих городов, без сбора людей в одном кабинете.

• Видно не только людей, но и пробелы. Если на одном вопросе спотыкается весь отдел, проблема не в людях, а в том, что правило нигде толком не объяснено.

Важная оговорка. Тест доказывает знание регламента, но не подтверждает умение работать. Для должностей, где важны практические навыки и общение с клиентами, оставляйте в процедуре живую часть: разбор кейса или демонстрацию работы перед комиссией. Как собрать тест, который действительно проверяет знания, а не угадывается по длине вариантов, мы разобрали в отдельной статье.

Пять ошибок, из-за которых аттестацию оспаривают

• Нет положения или сотрудник с ним не ознакомлен. Самая частая причина проигрыша в суде. Правила, о которых человек не знал, к нему неприменимы.

• Аттестация проведена ради увольнения одного человека. Когда процедура впервые за десять лет проводится для единственного сотрудника, с которым конфликт, суд видит это без подсказок.

• Не предложили вакансии. Увольнение по несоответствию законно, только если переводить человека некуда. Предложение должно быть письменным и включать нижестоящие должности.

• Комиссия собрана формально. Один руководитель вместо комиссии, отсутствие протокола, подписи задним числом.

• Критерии не связаны с должностью. Вопросы не из должностной инструкции, оценка личных качеств вместо квалификации, разные требования к людям на одинаковых позициях.

Наша личная рекомендация

Если аттестация нужна прежде всего для порядка в знаниях, а не для расставания с людьми, начните с малого. Возьмите одну должность, где чаще всего ошибаются, соберите по ней курс с регламентами и короткий тест и проведите первую проверку без кадровых последствий. Вы увидите реальную картину и заодно обкатаете процедуру.

Если же речь о полноценной аттестации с возможным увольнением, положение стоит показать юристу до того, как оно утверждено. Суд будет читать именно ваши формулировки, а не намерения.

В CorpAcademy подготовительная часть закрывается в одном месте: курс с регламентами и тест собираются в конструкторе, результаты видны по каждому сотруднику с датой и ответами, есть выгрузка в Excel для приложения к протоколу и именные сертификаты о прохождении. Готовые анкеты и опросники для оценки лежат в разделе шаблонов. Тариф начинается от 1990 ₽ в месяц за всю команду, первые 14 дней бесплатно и без карты.

Частые вопросы

Обязательна ли аттестация для всех компаний? Нет. Для большинства работодателей это право, а не обязанность. Обязательной она становится для отдельных профессий: педагоги, госслужащие, специалисты на опасных объектах, в энергетике и на транспорте.

Можно ли уволить сотрудника сразу после неудачной аттестации? Нет. Сначала нужно письменно предложить все подходящие вакансии, включая нижестоящие. Увольнение возможно, только если переводить человека некуда или он отказался от перевода.

Что делать, если сотрудник отказывается проходить аттестацию? Порядок на этот случай нужно заранее описать в положении. Отказ фиксируется актом, и он может считаться нарушением трудовой дисциплины, если обязанность проходить аттестацию закреплена в локальных актах, с которыми человек ознакомлен.

Как часто проводить аттестацию? Периодичность компания определяет сама и закрепляет в положении. Распространенный вариант: раз в год там, где часто меняются правила и продукт, раз в три года для остальных должностей.

Можно ли провести аттестацию полностью дистанционно? Проверку знаний можно перевести в онлайн целиком. Но комиссия, протокол, аттестационный лист и подписи остаются: без документов процедура не имеет юридической силы, какой бы прозрачной ни была система тестирования.