Пример курса: тайм-менеджмент

Четыре вопроса о том, как устроен ваш обычный рабочий день. Ответы нужны вам самим — вернётесь к ним в конце курса.

Два разных свойства задачи, которые постоянно путают

Срочное — то, что требует реакции прямо сейчас. Звонок, письмо с пометкой «важно», просьба коллеги. Срочность почти всегда приходит извне и громко о себе заявляет.

Важное — то, что влияет на результат: ваш, отдела, компании. Важное почти никогда не кричит. Подготовка к переговорам, разбор регламента, обучение сотрудника, профилактика поломки — всё это можно отложить на завтра, и сегодня ничего не произойдёт.

Четыре квадранта и что делать с задачами в каждом

Ловушка второго квадранта

Важное и несрочное — единственный квадрант, который уменьшает количество авралов. Каждый вовремя написанный регламент, каждый разговор с сотрудником до того, как он выгорел, каждая проверка оборудования до поломки — это работа, которая не даёт задачам переехать в красный квадрант.

И именно этот квадрант проигрывает всегда, потому что у него нет дедлайна. Единственный способ его защитить — поставить в календарь как встречу. Не «надо бы на неделе», а «вторник, 10:00–11:30, подготовка регламента» с занятым статусом.

Про четвёртый квадрант без иллюзий

Не важное и не срочное — это не только соцсети. Это рассылки, которые вы листаете не читая, встречи «чтобы быть в курсе», отчёты, которые никто не открывает. Такие задачи не требуют силы воли, чтобы их не делать, — их надо просто перестать делать и посмотреть, заметит ли кто-нибудь.

Список задач не отвечает на вопрос «когда»

Обычный список дел устроен так, что все задачи в нём равны и ни у одной нет места во времени. Поэтому с утра берётся та, что попроще, а сложная переезжает на завтра — и так неделю.

Рабочая альтернатива — не список, а расписание, где у сложных задач есть защищённое время.

Как выглядит день, в котором есть непрерывное время на сложную работу

Три правила этой схемы

• Сложное — в первый блок дня. Не потому что «утро вечера мудренее», а потому что к обеду календарь обычно уже сломан чужими срочностями. Первые полтора-два часа — единственное время, которое вы полностью контролируете.
• Мелочь собирается в пачки. Двадцать мелких дел, размазанных по дню, съедают его целиком. Те же двадцать дел подряд занимают час.
• Встречи стоят рядом. Между двумя встречами с разрывом в сорок минут не делается ничего: слишком мало, чтобы войти в задачу.

Сколько ставить на задачу

Работа занимает всё отведённое на неё время — наблюдение Сирила Паркинсона, опубликованное в The Economist в 1955 году. Поэтому на задачу лучше отводить срок чуть короче комфортного и назначать точку проверки посередине, чем давать неделю и обнаружить в пятницу, что не начато.

Против каждого работает не сила воли, а изменение условий

Бороться с отвлечениями усилием бесполезно: раздражитель остаётся, и каждый раз приходится тратить на него внимание заново. Дешевле убрать сам раздражитель.

Пять причин, по которым день уходит непонятно куда

Отдельно про «да» на автомате

Самый недооценённый поглотитель — согласие, данное не думая. Просьба звучит небольшой: «глянешь по-быстрому?», «зайдёшь на встречу, минут на двадцать?». Сумма таких согласий и есть та часть дня, которой вы не управляете.

Отказ при этом почти никогда не нужен в чистом виде. Работает другая конструкция: не «нет», а «да, и тогда что сдвинется?».

• «Могу взять, но тогда отчёт уедет на четверг. Так нормально?»
• «Сегодня не получится, завтра после обеда — да. Подойдёт?»
• «Я не смогу, но это умеет Сергей, он делал такое в прошлом месяце».

Такой ответ переводит разговор из плоскости «хочешь или не хочешь» в плоскость приоритетов — и часто выясняется, что просьба вполне подождёт до завтра.

Семь вопросов по курсу. Разбор появляется сразу после ответа. Попытки не ограничены.

Всего баллов: 15.